Traditionnellement à l’IFAP le dernier trimestre rime avec planification des dernières formations mais aussi et surtout avec préparation active de la programmation de l’année à venir. Voici comment cette préparation se cadence concrètement dans les coulisses de l’IFAP.

Jusqu’à fin octobre, les employeurs expriment les besoins de formation qu’ils souhaiteraient voir programmés sur l’année N+1. Ils sont accompagnés dans cet exercice par les chefs de projets de l’IFAP. A travers des rencontres bilatérales dédiées, l’employeur et le chef de projet balaient les besoins afin de repérer et comprendre leurs attentes et contraintes. Les employeurs sont invités à prioriser leurs demandes en les appuyant sur les stratégies de leur collectivité ou établissement.

Un travail est ensuite réalisé en interne par les différents chefs de projets pour traiter et chiffer l’ensemble des demandes ainsi que recenser les besoins mutualisables.

En décembre, à la lumière de l’estimation budgétaire, la période d’arbitrage commence. Ces arbitrages sont réalisés en prenant en compte les budgets disponibles de l’IFAP sur N+1, la capacité des chefs de projets à construire les actions demandées et les volumes demandés. Parallèlement, la direction définit les priorités stratégiques de l’année à venir en tenant compte :  

• des grandes orientations posées pour la fonction publique par le membre du gouvernement en charge du secteur,
• des priorités stratégiques définies par les employeurs,
• et des grandes tendances en matière de transformation de l’action publique et de compétences attendues.

L’avant-projet de programme ainsi arbitré est ensuite présenté à l’ensemble des employeurs publics cotisants de l’IFAP, lors de réunions réseaux RH. Ce moment est l’occasion pour l’établissement de présenter la stratégie de l’offre de formation retenue pour l’année à venir, de mettre en lumière les tendances, les modalités pédagogiques et l’offre de service IFAP. Chaque chef de projet présente alors l’actualité de son secteur et les principales actions à venir. Au-delà de l’information, pour les employeurs, ce rendez-vous est un moment offert pour réagir sur l’arbitrage et échanger avec les pairs.

La programmation ainsi retenue est soumise à l’approbation du conseil de formation, qui rend son avis sur la proposition présentée par la directrice de l’IFAP. Ce passage devant l’instance constituée des principaux employeurs publics cotisants, des associations des maires, du haut-commissariat, du gouvernement, de la DTEFP et d’un représentant de la communauté des formateurs IFAP est incontournable. Il vise à garantir la prise en compte des grandes orientations, la cohérence de l’offre et la qualité des réponses apportées par l’IFAP aux attentes des employeurs publics.

Puis, la programmation est soumise à la validation du conseil d’administration de l’IFAP. Cette instance doit s’assurer de la faisabilité budgétaire et de l’alignement du programme avec la stratégie de l’établissement.

Ce n’est qu’une fois passées ces différentes étapes que le programme de l’année est validé et qu’il peut été publié et mis en œuvre par l’équipe pédagogique de l’IFAP.

Les actions catalogues sont alors planifiées. L’ingénierie pédagogique est lancée sur les nouvelles demandes ou projets de formations spécifiques. Les consultations pour la recherche des formateurs, lorsque les formations ne peuvent être internalisées, sont lancées. Toute l’équipe se mobilise alors pour déployer le plan de formation adopté et répondre au mieux aux besoins formulés.