L’IFAP amorce une nouvelle étape dans sa transformation en se formant et en adoptant le Lean Management!

Le 28 novembre dernier, l’ensemble des collaborateurs de l’IFAP a participé à une journée de formation dédiée au Lean management. Cette démarche, bien connue pour ses applications dans l’industrie, se révèle également être un levier puissant pour transformer les organisations publiques, en mettant l’accent sur l’efficacité des processus, la collaboration, et la satisfaction des usagers.

Avec l’objectif de renforcer la qualité de nos services tout en valorisant l’implication des équipes, nous avons décidé de nous concentrer, dans un premier temps, sur deux outils phares : le management visuel et la résolution de problème. Ces premiers pas structurent un peu plus notre action dans notre projet ambitieux d’amélioration continue.

Qu’est-ce que le Lean management ?

Le Lean management repose sur une philosophie simple mais efficace : travailler collectivement à l’identification et à l’élimination des gaspillages dans les processus pour se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. Inspirée des pratiques développées dans l’industrie automobile par Toyota, cette démarche s’applique aujourd’hui dans de nombreux secteurs, notamment dans la fonction publique, où les défis de performance et d’agilité sont plus que jamais au cœur des préoccupations.

Pour l’IFAP, adopter le Lean, c’est avant tout :

• optimiser nos processus internes afin de mieux répondre aux besoins des stagiaires et des employeurs publics ;
• favoriser une culture collaborative, où chacun peut contribuer activement à l’amélioration des pratiques ;
• renforcer la satisfaction de nos clients, en assurant un service de qualité, rapide et adapté à leurs attentes.

Une Journée pour découvrir et s’approprier les premiers outils

Lors de cette journée de formation, nous avons été initiées aux bases du Lean. L’objectif était de comprendre les fondements de cette démarche, tout en explorant deux outils concrets, directement applicables dans notre quotidien.

• Nous nous sommes d’abord concentrés sur le management visuel, méthode clé pour améliorer la communication et la coordination au sein des équipes. À travers des tableaux et des indicateurs clairs, chaque collaborateur peut visualiser en un coup d’œil l’état d’avancement des projets, les priorités du moment et les éventuels points de blocage.
• Le deuxième outil s’appuie sur la résolution de problème et l’idée qu’une analyse approfondie des problèmes pour en identifier les causes racines, permettre la mise en œuvre de solutions durables et adaptées. Plusieurs outils tels que le tableau des 5 colonnes ou le A3, complétés des 5 Pourquoi ou du diagramme Ishikawa (cause-effet) apportent la structure à cette réflexion. L’objectif est de permettre aux collaborateurs de prendre la main directement sur l’amélioration continue de leur activité et proposer collectivement des solutions aux dysfonctionnements rencontrés quotidiennement.

Un projet collectif pour construire l’avenir

Cette formation marque le début d’un engagement collectif pour faire évoluer nos pratiques. Car nous en sommes convaincus, c’est ensemble que nous réussirons à relever les multiples défis à venir. Chaque collaborateur, quel que soit son rôle, a une fonction clé à jouer dans une dynamique de transformation. La mobilisation de l’intelligence collective et la valorisation des idées d’amélioration sont et seront les moyens qui nous permettront d’atteindre nos objectifs

L’adoption du Lean Management ne se limite pas à des outils ou des méthodes : c’est une véritable culture que nous souhaitons insuffler au sein de l’IFAP. En cultivant cette approche d’amélioration continue, nous faisons le choix d’un fonctionnement plus agile et plus aligné sur les attentes des stagiaires, des employeurs et de tous nos partenaires.

Place maintenant à l’expérimentation sur des cas concrets comme nos modalité d’inscription en formation. Au-delà de l’expérience des premiers outils c’est la collaboration et le travail transversal qui sont mis à l’honneur. En 2025, des temps d’échange réguliers dédiés sont déjà programmés afin de recueillir les retours des équipes, d’ajuster les pratiques et d’envisager de nouvelles étapes dans notre démarche Lean.