Techniques et méthodes d'organisation pour les secrétaires et assistant(e)s
Contexte et contenu
L’assistant(e) ou secrétaire est confronté à une gestion de tâches multiples ce qui nécessite bien souvent l’acquisition des techniques et de méthodes d’organisation et d'outils pratiques et opérationnels en lien avec leurs besoins. Cette formation prend en compte une importante dimension pratique pour permettre à l’agent d’assimiler les connaissances et outils apportés.
Formation de 4 jours distribuer dans le temps : 2+ 1+ 0,5+0,5.
Analyser son organisation personnelle
- Autodiagnostic de ses activités
- Identifier les 'voleurs de temps'
- Analyser des points forts et ses points d’amélioration
- Évaluer les risques de dispersions liés à son environnement
- Clarifier les contraintes et les marges de manœuvre
Prioriser son organisation dans le temps
- Définir les priorités dans ses activités
- Prendre en compte les contraintes et besoins de ses partenaires
- Anticiper son organisation dans le temps : année, trimestre, mois
- Intégrer les imprévus
- Lois de Pareto/Eisenhower
- Disposer d’outils de gestion du temps : développement de la méthode POMODORO.
S’organiser et communiquer
- Revoir le retour sur ses outils et leurs possibilités
- Définir ses besoins d’automatisation, envisager de nouvelles façons de faire
- Gérer ses activités et celles d’autres personnes via outlook (ou autre outil de planification)
- Créer un planning et tableau de bord sur son activité
- Gagner du temps en utilisant les fonctionnalités de word et excel (publipostage...)
- Organiser ses dossiers dans son arborescence informatique
S'organiser dans son environnement professionnel
- Savoir aménager son bureau en fonction de son activité (définir les périodicités, les niveaux d’importance, les déplacements, les outils (meubles, étagères, plan de travail mis à disposition…)
- Organiser le classement physique de ce qui ne peut pas être dématérialisé
Gérer son temps en fonction de soi
- S’organiser par rapport à son biorythme
- Gérer son temps relationnel
- Agir sur les sollicitations extérieures
- Savoir gérer son stress
Secrétaires, assistant(es) administratifs , de direction
- En présentiel
- Méthode active et participative : Apprentissage expérientiel et mise en œuvre de nouvelles compétences
1 poste informatique (portable) par personne
Formateur d'adulte spécialisé en communication bureautique
- Faire un point sur ce que représente personnellement la notion de temps et d’envisager des évolutions
- Faire le point sur ses tâches et ses missions : l’organisation du travail administratif, la prise en compte des règles de déontologie ...
- Maitriser des techniques de priorisation et de gestion du temps
- Mettre des outils en place pour suivre son activité (tableaux de bord, outils de gestion)
- S’organiser avec son environnement informatique : identifier les outils à sa disposition et les exploiter d’une manière appropriée
- S’organiser dans son environnement professionnel
- Développer une ressource de sérénité et d’optimisation afin de livrer dans les délais tout en préservant son intégrité émotionnelle
Evaluation formative tout au long de la formation et de la qualité des feed-back apportés lors des débriefings
